Projectmatig creëren

Hoofdstuk 1

Optimaal projectmanagement betekend op de eerste plaats dat je zoekt naar de creatiekrachten in een project. De creatiekrachten zorgen ervoor dat mensen creërend bezig zijn in plaats van reactief. In een project zijn er vier verschillende creatiekrachten.

Voedingskracht

Deze kracht geeft aan waarom de omgeving belang hecht aan het project. De omgeving voedt het project en de projectleden met middelen(geld, tijd), energie(aandacht, steun) en goede ideeën(inspiratie).

Persoonlijke kracht

De persoonlijke kracht heeft betrekking op de individuele mens. Om iets te creëren zijn er ideeën nodig, deze ontwikkelen de mensen zich met hun verbeelding. Ook de kernkwaliteiten spelen een rol bij het ontwikkelen van deze ideeën. Commitment geeft aan hoeveel iemand zich betrokken voelt met de ideeën en het project.

Samenwerkingskracht

De samenwerkingskracht verwijst naar het vermogen om samen iets te creëren. We stimuleren elkaar en ontwikkelen goede ideeën door samen te communiceren. Goede samenwerking in een team is erg belangrijk en zorgt ervoor dat de individuelen krachten worden overstegen.

Vormkracht

De vormkracht heeft betrekking op alle middelen die helpen bij het verwezenlijken van de ideeën. Deze middelen zijn vooral kennis van het vak, methodieken, beschikbare instrumenten en procedures volgens welke we te werk gaan.

Voorbeeld

Dit kwam bijna allemaal samen bij ons kraan project. Voedingskracht komt vanuit school en uit de groep zelf. De school geeft ons de tijd om er aan te werken, de middelen om de kraan uiteindelijk te verwezenlijken, energie door ons aandacht te geven en te ondersteunen waar nodig en goede ideeën kwamen uit de groep.

De persoonlijke kracht kwam uit de individuele mensen binnen de groep. Om de kraan te creëren kwamen de individuele mensen met ideeën, deze ontwikkelde ze met hun verbeeldingskracht.

Een belangrijk aspect was de samenwerkingskracht. Zonder samen te werken was het ons nooit gelukt. We stimuleerde elkaar en bleven communiceren. Hierdoor konden we onze individuele krachten overstijgen.

Als laatste hadden we de vormkracht. Door de middelen; kennis van het vak, methodieken, beschikbare instrumenten en procedures te gebruiken en deze vooral te combineren konden we de ideeën verwezenlijken. Ook school hielp ons met hun middelen.

Hoofdstuk 8

Projectplanning

Om tot een goede planning te komen, moeten de volgende zeven stappen ondernomen worden:

Bepaal de afhankelijkheden tussen activiteiten
Verdeel activiteiten door/onder teamleden en/of derden
Ken mijlpalen toe
Schat de bewerkings en doorlooptijden van de afzonderlijke activiteiten
Bereken de geschatte totale doorlooptijd van het gehele project (het ‘kritieke pad’)
Stem de begin- en einddata van de uit te voeren taken af met de agenda’s van de betrokken teamleden
Vergelijk de planning met bestaande randvoorwaarden. Dat wil zeggen, vergelijk de planning die het resultaat is van de stappen 1 tot en met 6, met de deadline voor het project en andere randvoorwaarden die de opdrachtgever stelt. Indien verschillen bestaan tussen het ‘aanbod’ van het team en de verwachtingen van de opdrachtgever, wordt hierover onderhandeld totdat een passende en haalbare planning is ‘gevonden’ of, in het ergste geval, het project wordt afgeblazen.

Enige diepgang over stap twee, “Verdeel activiteiten door/onder teamleden en/of derden”; Het verdelen van activiteiten verloopt in een proces van creatief structureren op basis van vrijwilligheid en persoonlijke betrokkenheid. Daarnaast kunnen overwegingen als kennis, ervaring werktempo en beschikbaarheid een rol spelen in de verdeling van taken.

Voorbeeld

Deze theorie hebben wij met onze groep ook proberen toe te passen bij het maken van een planning en stellen van termijnen voor ons kraan project. Dit was cruciaal voor een succesvolle afloop. Doordat wij elkaar niet op school zagen en elkaar dus niet makkelijk konden spreken was het van belang om bijvoorbeeld de afhankelijkheid tussen activiteiten te bepalen, een goede planning te hebben en de activiteiten onder elkaar te verdelen. Zo wist iedereen waar hij of zij aan toe was. Daarnaast was er voor het produceren van de kraan weinig tijd en werd het niet door onszelf gedaan. Het schatten of berekenen van doorlooptijden was daarom ook belangrijk.

Hoofdstuk 23

Weerstand, conflicten en tegenslagen komen in elk project wel voor. Het is een deel van het proces

wat er gaande is in een project, het is ook een menselijk verschijnsel.

Iemand die hier goed tegen kan moet voldoen aan de volgende kenmerken:

1. Herkent weerstand, conflicten en tegenslagen wanneer ze zich voordoen.

2. Beschouwt weerstand, conflicten en tegenslagen als een natuurlijk gegeven en beseft dat een signaal is van een belangrijke verandering.

3. Ondersteunt een gesprekspartner in het direct onder woorden brengen van zijn probleem.

4. Ziet de uitingsvormen van weerstand, conflicten en tegenslagen niet als een aanval op zijn

persoon of een uiting van twijfel aan zijn integriteit of deskundigheid.

5. Zorgt voor veiligheid en vertrouwen.

6. Respecteert de behoefte aan invloed en geloofwaardigheid.

7. Kent het verschil tussen medeleven en medelijden.

8. Schakelt tijdens een gesprek tussen de vier communicatie niveaus: inhoud, procedure, integratie en gevoel.

9. Is zich bewust van zijn eigen kernkwaliteiten, valkuilen en allergieën.

Weerstand

Weerstand kan velen oorzaken hebben:

1. Angst voor verlies van controle

2. Kwetsbaarheid, en angst om beschadigt te worden

3. Onzekerheid en machteloos

4. Behoefte aan bevestiging

5. Verschillenen in waardesystemen

Conflicten

Bij een conflict moet er worden rekening gehouden welke escalatie fase het conflict in bevindt. Als je een verkeerde fase zit zonder dat je het zelf door hebt kan het gene wat je gezegd hebt verkeerd bij de andere persoon vallen.

Tegenslagen

Tegenslagen hebben een verwerkingsprocesnodig, het kost tijd om dingen te verwerken. Het verwerkingsproces in verdeeld in fases die van tegenslag naar doorgaan lopen.

1. Schok en ontkenning

2. Woede en schuld

3. Onderhandelen

4. Depressie

5. Testen en mogelijkheden

6. Integratie en doorgaan

Het omgaan met weerstand, conflicten en tegenslagen gaat om de drie kernvragen:

Geef ons de gemoedsrust om die dingen te aanvaarden die we niet kunnen veranderen.
Leer ons de moed op te brengen, die dingen aan te pakken die we wel kunnen veranderen.
Leer ons de wijsheid te vinden om het verschil tussen deze twee te kennen.

Voorbeeld

Als ik reflecteer op mijn groepsopdrachten zie ik regelmatig weerstand, conflicten en tegenslagen. Zo ook bij mijn laatste groepsopdracht. Aan het begin van semester twee begonnen we in de introductieweek met een hele nieuwe groep aan een project. In de introductieweek en de week erna merkte ik dat de weerstand erg hoog lag. Ten eerste omdat we elkaar nog niet kenden en misschien wel een beetje bang waren voor elkaar. En ten tweede omdat het allemaal online moest. De drempel om je microfoon aan te doen om iets te zeggen terwijl het helemaal stil is en iedereen je hoort is vrij hoog. De weerstand heb ik proberen weg te halen door de leiding te nemen en actief aan iedereen dingen ging vragen. Dit werkte en nam de weerstand grotendeels weg.

In diezelfde week tijdens de opdrachten hebben we te maken gehad met conflicten. Ook in de weken erna hadden we te maken met conflicten. Deze conflicten hebben we als groep goed aangepakt. In onze groep werd er goed naar iedereen geluisterd en werd er vervolgens met respect gereageerd. Dit zorgde ervoor dat conflicten nooit in een verdere fase konden komen en ook vrij snel waren opgelost.

Om door te gaan op het project van semester twee heb ik ook voor tijdens dit project een voorbeeld van een tegenslag. Halverwege het project kreeg een groepsgenoot en verdrietige nieuws dat een familielid was overleden. Hiervoor ging hij terug naar Aruba en kon hij even niet aan het project werken. Dit is natuurlijk geen directe tegenslag voor mij, maar wij moeten hier als groep wel mee omgaan. Wij hebben dit groepslid zoveel mogelijk de ruimte proberen te geven door hem zo veel mogelijk te ontlasten van werk en ons begripvol op te stellen. Dit waardeerde de persoon. Toen de persoon de tijd had genomen die hij nodig had is hij met veel energie weer gaan werken aan het project.